Informace o zpracování osobních údajů žáků a jejich zákonných zástupců v České škole Dublin
Tento dokument poskytuje rodičům a zákonným zástupcům žáků České školy Dublin (ČŠD) informace o způsobu zpracování jejich osobních dat a o právech s nimi souvisejících.
Správcem údajů je ČESKÁ ŠKOLA DUBLIN, nezisková organizace registrovaná v Irsku, registrační číslo 3312259MH, krajanský spolek registrovaný u MZV ČR.
ČŠD uchovává následující informace:
Identifikační údaje - zejména jméno, příjmení, tituly, datum narození, které jste nám poskytli v přihlášce, případně jste je později aktualizovali. Tyto údaje sbíráme v rozsahu nezbytném pro identifikaci žáka a jeho zákonného zástupce.
Kontaktní údaje - hlavně adresa, e-mail a telefonní číslo, případně profily na sociálních sítích. Tyto informace sbíráme jenom od vás za účelem efektivní komunikce mezi školou a rodiči žáků.
Informace o vašem členství - datum přihlášení, případně odchodu, informace o zaplaceném školném.
Doplňující informace potřebné k organizaci školy - navštěvovaný ročník školy v Irsku, případně existenci kmenové školy v ČR. V přihláškách před školním rokem 2017/2018 jste nám poskytli také název školy v Irsku, kterou dítě navštěvuje, bez adresy.
Fotografie a video záznamy z průběhu výuky – ČŠD příležitostně dokumentuje průběh výuky v jednotlivých třídách a pořizuje fotodokumentaci, případně video záznamy z mimoškolních akcí, na základě vašeho podepsaného souhlasu. Fotografie mohou být získávány také přímo od vás v rámci vyhlášených soutěží. Informace z médií - ČŠD si drží archiv výstřižků o činnosti související se školou, pokud se tato dostala do médií, a to jak médií klasických (papírových), tak elektronických.
Údaje o případných alergiích nebo specifických potřebách žáka. Tyto údaje nejsou nijak strojově zpracovávány, jsou uchovávány striktně privátně a slouží pouze za účelem vytvoření bezpečného a zdravého výukového prostředí. Údaje jsou získávány na základě vašeho souhlasu.
Tato data jsou využívána následujícím způsobem:
Data jsou primárně užívána k naplnění aktivit, které jsou předmětem činnosti ČŠD, tedy organizaci výuky, zájmových kroužků a mimoškolních a kulturních akcí. Žáci naší školy a jejich zákonní zástupci dostávají pozvánky na všechny akce ČŠD. Využití vašich osobních dat pro tento účel je součástí přihlášky, kterou jste podali a vyplývají z vašeho členství v ČŠD.
Ve výuce a na akcích, které pořádá, pořizuje ČŠD fotografickou dokumentaci, na které můžete být, pokud se akce zúčastníte, také zachyceni. ČŠD považuje pořizování fotodokumentace za svůj oprávněný zájem jako dokumentaci aktivit školy. Tyto jsou pak uchovávány na školním drivu s přístupem pro účastníky akce, mohou být výběrově zveřejněny na facebookové stránce ČŠD nebo ve školním Zpravodaji (v elektronické i tištěné verzi), s podepsaným souhlasem.
Údaje, které uvedete při e-mailové komunikaci, zůstávají zachovány na mailovém serveru.
ČŠD vede účetnictví, kde se objevují informace o vašich platbách vůči ČŠD.
Jak dlouho vaše údaje držíme?
ČSD ukládá osobní údaje svých žáků (i bývalých) po dobu danou zákonnými předpisy a oprávněnými zájmy školy. Po uplynutí příslušných lhůt jsou data mazána.
Vaše kontaktní informace jsou drženy po celou dobu docházky vašeho dítěte a ještě 2 následující roky po odchodu, za účelem zajištění vypořádání činnosti bývalého žáka.
informace o platbách školného a dalších finančních kontaktech jsou drženy 7 let od jejich uskutečnění, tedy po dobu, kdy může být účetnictví ČŠD předmětem finanční kontroly.
Databázi žáků, včetně bývalých (jejich osobních údajů) drží ČŠD po neomezenou dobu pro účely archivace ve věci historického vývoje školy.
Jaké údaje o vás potřebujeme? Jak můžete ovlivnit zpracování údajů?
Pro činnost ČŠD potřebujeme být schopni vědet, kdo jsou naši žáci a jejich zákonní zástupci a mít možnost se s vámi spojit. Za tímto účelem od vás potřebuje vaše identifikační a kontaktní údaje.
V případě pořizování fotodokumentace a videozáznamů považujeme zpracování informací za oprávněný zájem ČSD, ale činíme tak jen na základě vámi podepsaného souhlasu. U fotografií nejsou nikdy zároveň zveřejňovány žádné další identifikační údaje. Svůj souhlas s pořizováním a zveřejňováním fotografií můžete kdykoliv odvolat.
Komu ČŠD vaše údaje předává?
K vašim osobním údajům má přístup pouze vedení školy. Základní identifikační údaje žáků (jméno, příjmení, datum narození) jsou přístupné i učitelům a dobrovolným spolupracovníkům školy.
Bankovní údaje získané při vašich platbách školného jsou zpracovávány pouze interně vedením školy.
Pro zajištění konkrétních zpracovatelských operací, které nedokážeme zajistit vlastními silami ((email, cloudové úložiště dat), využíváme služeb a aplikací zpracovatelů, kteří umí data ochránit ještě lépe než my a na dané zpracování se specializují. Jsou to poskytovatelé následujících platforem:
Facebook
Google
Je možné, že se v budoucnu rozhodneme využít další aplikace či zpracovatele pro usnadnění a zkvalitnění zpracování dat. V takovém případě budeme na zpracovatele klást minimálně stejné nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování jako na sebe.
Vaše další práva
Data našich žáků i vás, jakožto zákonných zástupců, jsou zpracovávána transparentně, korektně a v souladu se zákonem. Máte právo na přístup ke svým údajům, na vysvětlení, jaká data a proč uchováváme, právo na opravu a úpravu údaju, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování není v pořádku. Máte také tzv. právo být zapomenut, kdy na Vaši žádost vymažeme všechny vaše osobní údaje, pokud již pominuly zákonné důvody k jejich uchovávání. Budete-li chtít jakékoliv své právo uplatnit, kontaktujte nás, prosím, na našem emailu ceskaskoladublin@gmail.com. Na vyřízení vaší žádosti máme 30 dní.
Pokud máte pocit, že s vašimi údaji Česká škola Dublin nezachází v souladu se zákonem, máte právo se se svou stížností kdykoliv obrátit na irský úřad pro ochranu osobních údajů Data Protection Commissioner. Budeme rádi, pokud nejprve budete o tomto podezření informovat vedení České školy, abychom mohli případné pochybení napravit.
Tyto zásady zpracování osobních údajů v České škole Dublin jsou platné od 25. května 2018.